Izrada poslovnog plana uvijek započinje s idejom, no što je to uopće ideja? Pojam ideje možemo definirati kao način na koji pojedinac zamišlja rješenje neke životne situacije. U poduzetničkom smislu, ideja je temelj svakog budućeg poslovnog pothvata koji će iz nje nastati. Ideja je, prema tome, izvor poduzetništva i u tome je njezina najveća vrijednost. Poduzetništvo, koje nastaje iz poslovne ideje, možemo definirati kao odluku pojedinca ili grupe da uz određeni ulog, rizik i neizvjesnost započnu neki poslovni pothvat iz kojega će ostvariti zaradu. Biti poduzetnik zahtijeva puno strpljenja i upornosti. No moramo naglasiti još jednu vrlo bitnu činjenicu. Uz sve nabrojano, treba biti i kvalitetno pripremljen.
Naime, od trenutka rađanja ideje do uspješnog poduzetništva je put – nekada duži, nekada kraći no najčešće popločen preprekama čije se negativne posljedice mogu pravovremeno predvidjeti, zabilježiti i izbjeći. Tu se vraćamo na dobru pripremu a dobra priprema poduzetničkog pothvata započinje planiranjem, koje je definitivno najvažniji menadžerski zadatak i osnova uspješnog poslovanja. Kvalitetnim planiranjem se premošćuje put od mjesta na kojem se nalazimo do mjesta na koje želimo stići. Ukoliko već poslujemo, to može biti i put od sadašnje do neke više razine poslovanja. Dokument nastao iz procesa kvalitetnog poslovnog planiranja naziva se poslovni plan. Imati kvalitetan poslovni plan koji će dati odgovore na sva relevantna pitanja, a kako bismo mogli procijeniti isplativost i potencijalne rizike poduzetničkog pothvata, od neprocjenjive je važnosti.
Poslovni plan je pisani dokument opsega oko tridesetak do četrdesetak stranica. Vrlo jasno i temeljito opisuje poduzetničku ideju i njene efekte te sredstva i metode potrebne za realizaciju te ideje. Daje nam osnovne informacije o poduzetniku, njegovom financijskom položaju i očekivanim promjenama financijskog položaja tog poduzetnika nakon ulaganja. Poslovni plan pokazuje efikasnost ulaganja kroz mogućnost povrata uloženih sredstava i zarade. Definira ciljeve i vrijednost investicije, izvore financiranja i ostale resurse, te projekcije budućih tokova novca i poslovnih rezultata u određenom razdoblju. Najčešće je to razdoblje otplate kredita, pomoću kojeg se financira investicija.
Definiranje cilja istodobno je polazna točka za pisanje poslovnog plana, kao i krajnji odgovor koji mora biti jasan svakome onome tko ga čita. Poslovni plan ne služi samo onima koji pokreću neki posao ili unapređuju postojeći, nego je najčešće izvor na temelju kojeg vanjski suradnici procjenjuju rizike i isplativost vlastitog angažmana. To su prije svega banke koje sudjeluju u financiranju.
Dakle, banke zahtijevaju poslovni plan da bi donijele odluku isplati li se odobriti kredit ili ne. Bit poslovnog plana sastoji se od niza ekonomskih projekcija, analiza i ocjena na temelju kojih se donosi odluka o isplativosti ulaganja u određeni projekt ili poslovni pothvat. Izuzev banke ili druge financijske institucije i sam poduzetnik, uz kvalitetan plan, dobiva jasnu viziju svoje poslovne ideje, cilja do kojeg namjerava dovesti svoje poslovanje i načina na koji to postići. Poslovni plan osim za banke i vlastite potrebe poduzetnika služi i dobavljačima, kupcima, poslovnim partnerima te ostalim interesnim stranama na projektu, često kao preduvjet za početak poslovne suradnje. Zna se dogoditi da i najbolji proizvod ili usluga ne zažive na tržištu jer se njihova kvaliteta ne može prepoznati u napisanom poslovnom planu. Isto tako, postoji li poslovni plan koji zadovoljava sve uvjete potencijalnog investitora, sredstva može dobiti i onaj poslovni pothvat koji uistinu i nije najbolji.
Poslovni plan je dokument koji se prema potrebama poduzetnika može mijenjati i prilagođavati, revidirati i ažurirati. Svaki poduzetnik koji drži do ugleda svoje tvrtke, u današnje vrijeme jednostavno mora imati kvalitetno napisan poslovni plan. Neki novi poduzetnici nakon što dobiju kredit i započnu vlastiti posao, poslovni plan stave u ladicu i više ga niti ne pogledaju što je velika greška. Naime, bit poslovnog plana je da ga nakon prve godine usporedimo sa svojim poslovanjem i uočimo što se ostvarilo a što nije, zašto se odstupilo od plana i u kojem njegovom segmentu i tek tada možemo zaključiti što treba mijenjati. Na taj se način kontrolira tijek poslovanja, što je vrlo bitno za dugoročni rast i razvoj poduzeća.
Poslovni plan je, dakle, temeljna okosnica svakog poduzetničkog pothvata. Tek detaljnim i pažljivim planiranjem i analiziranjem svih činjenica, može se uvidjeti da li je opravdano i realno pristupiti realizaciji poduzetničke ideje. Poslovni planovi se rade kako bi predvidjeli buduće događaje i odredili načine prilagodbe poslovanja uvjetima u okruženju, kako bi smanjili razinu rizika i neizvjesnosti te kako bi uštedili dragocjeno vrijeme i ionako ograničene resurse. Praksa je pokazala da je nemoguće baš sve unaprijed predvidjeti, no to nije razlog da sve treba prepustiti slučaju. Naprotiv, što smo bolje predvidjeli rješenja budućih problema, to su nam šanse za postizanje zacrtanih ciljeva veće.
Iako se planovi najčešće izrađuju za potrebe banaka pri izdavanju poduzetničkih kredita, poslovni plan je ipak najbitniji za samog poduzetnika. Poslovni plan pomaže poduzetniku da razradi svoju ideju a ujedno se provjerava njena izvedivost i isplativost. Naime, puno je bezbolnije krenuti u posao na osnovi realnog poslovnog plana, nego na osnovi iluzija. Poslovnim planom poduzetnik prvo sebi, a onda tek ostalima mora dokazati da je njegov poduzetnički projekt opravdan. Opasnost koja stoji na putu realizacije svake poduzetničke ideje je i ambicija stvaranja nerealne i iskrivljene slike o poslovnom pothvatu. Dobar poslovni plan smanjuje rizik ulaganja a njegova najveća vrijednost je u samom procesu razmišljanja o svom poslu, analizi i planiranju detalja te donošenju ispravnih odluka.
Pravi trenutak za izradu poslovnog plana je:
- prije nego što započnete poslovati, da provjerite i procijenite svoje poslovne mogućnosti, hoćete li od svojih prihoda moći živjeti i kako ćete napredovati,
- kada planirate svoje poslovne aktivnosti u nekom vremenskom razdoblju, uzimajući u obzir određene promjene na tržištu i simulirajući razne moguće poslovne situacije,
- kada započinjete neke nove poslovne projekte pa procjenjujete moguće prihode, rashode i slično te ocjenjujete kako će neki projekt imati utjecaj na poslovanje cijelog poduzeća,
- kada uzimate kredit pa vas banka traži da poslovnim planom dokažete i njoj i sebi kako ćete moći vraćati kredit i podnositi nova financijska opterećenja.
Poslovni planovi se rade i kod poduzeća u osnivanju i kod zrelih poduzeća koja žele investirati u neki novi projekt, poslovni razvoj i rast. Kod novih poduzeća poslovnim planom ocjenjuje se ima li poduzeće poslovne šanse a podaci o budućem poslovanju procjenjuju se na osnovi detaljnih analiza tržišta, proizvoda i konkurencije. Kod postojećih poduzeća, u ekonomski proračun unose se podaci o dosadašnjem poslovanju te na osnovi toga i kod novih investicija procjenjuju trendovi razvoja. Poslovni plan ne opisuje samo poduzeće, njegovo postojeće stanje i budući razvoj, već samim svojim nacrtom, sadržajem i uravnoteženošću signalizira investitorima koje su to slabe točke projekta. To je projekcija budućnosti tvrtke kroz jedno vremensko razdoblje. Treba što bolje isplanirati razvoj i rast tvrtke u tom razdoblju, potencijalne prihode i rashode, rast broja zaposlenika, njihovu strukturu i plaće te ostale bitne elemente poslovanja. Da bi se to moglo, poduzetnik mora imati jasnu viziju.
Poslovni plan traži pažljivu pripremu i zahtijeva znanje, iskustvo i vrijeme. To je dokument koji treba napraviti na profesionalan način. Poduzetnik, ako nije iskusan ekonomist i/ili financijaš, ne može sam napraviti poslovni plan koji će banka prihvatiti pa je svakako preporučljivo angažirati konzultanta specijaliziranog za te poslove. Poduzetnik naravno treba sudjelovati u pripremi poslovnog plana jer je on taj koji ima poduzetničku ideju, koji najbolje poznaje detalje pothvata i koji snosi rizik, pa je stoga logično da bude i suautor poslovnog plana koji će predstaviti njegovu ideju.
Često se postavljaju pitanja o tome da li postoje seminari ili tečajevi na kojima se potencijalne poduzetnike može naučiti kako napraviti poslovni plan? Odgovor je da postoje, no u samom startu potrebno je upozoriti kako oni za poduzetnike najčešće rezultiraju gubitkom vremena i novaca te na kraju ne ispune svoj cilj. Naime, edukacije tog tipa trebale bi se usmjeriti k tome da ljude nauče što je to poslovni plan, zašto se radi te kako se interpretiraju dobiveni podaci. Da bi se naučilo kako napraviti kvalitetan poslovni plan, prije svega treba imati dovoljno stručnog predznanja iz područja financija, poslovne ekonomije i poduzetništva. Potreban je i određeni vremenski period i što je najvažnije praksa. Često se dogodi da poduzetnici dođu u banku sa nekoliko listova papira na kojima su neprecizno popunjene tabele i šturi podaci o poduzetničkom pothvatu. Naravno da ih banka odbije i na kraju ipak moraju angažirati stručnjaka koji će to napraviti onako kako treba.
Ukoliko se poslovni plan izrađuje radi dobivanja kredita, slijedi se struktura koju zahtijeva banka, odnosno investitor. Formalno plan obuhvaća oko tridesetak do četrdesetak stranica sa pregledom sadržaja, sažetkom, čitljivim, jasnim i informativno oblikovanim tekstom uz korištenje tablica, grafikona, dijagrama i slika. Vrijednost poslovnog plana kao pisanog dokumenta mjeri se stupnjem njegove izvodljivosti i realnosti očekivanih učinaka, a ne opsegom i vanjskim izgledom.
Na kraju, možemo zaključiti kako poslovni plan:
- jasno uspostavlja kratkoročne i dugoročne ciljeve poslovanja te određuje metode za postizanje tih ciljeva;
- predviđa financijsko poslovanje i daje smjernice budžeta koje uključuju analizu projiciranog tijeka novca;
- analizira kritične točke planiranog poslovnog pothvata te pomaže da se odredi iznos i pronađe izvor financiranja potreban za njegovu realizaciju;
- kreditorima, investitorima i poslovnim partnerima osigurava korisne informacije kako bi donijeli odluku o ulogu u poslovni pothvat;
- poduzetnika na neki način prisiljava da promišlja o svakom aspektu svog poslovanja i pronalazi mogućnosti za rast i razvoj;
- potiče na stalnu kontrolu, analizu i dugoročno planiranje posla.
