Kao što je navedeno u prošlom blogu, PM² metodologija predlaže i koristi skup artefakata projekta, koji olakšavaju definiranje ciljeva projekta, upravljanje projektnim aktivnostima i komunikaciju između dionika i sudionika na projektu. Neki od bitnijih su svakako Priručnik projekta (Project Handbook) i Radni plan projekta (Project Work Plan).
Tijekom upravljanja projektom ovi se dokumenti mijenjaju, nadograđuju i prilagođavaju sukladno stvarnim događajima, a nakon svake od tih radnji sprema se nova verzija dokumenta. Na samom početku navode se podaci o projektu i artefaktu (naziv projekta, vlasnik/nositelj projekta, voditelj projekta/projektni menadžer, autor artefakta, datum i verzija dokumenta te odobravatelj dokumenta).
U Priručniku projekta (Project Handbook) dokumentiran je odabrani pristup za provedbu ciljeva projekta. Ističu se ključni postupci kontrole, projektne politike i pravila te cjelokupni pristup upravljanju projektom. Priručnik o projektu je važan dokument jer definira rezultate planiranja odnosno planove potrebne za upravljanje projektom kao i u kojoj mjeri ih treba prilagoditi. Priručnik projekta postaje osnova za upravljanje projektom tijekom njegovog životnog ciklusa i važna je referentna točka za sve dionike projekta. Ažurira se tijekom cijelog životnog vijeka projekta, a tijekom završne faze Priručnik projekta postaje važna referentna točka sastanka za pregled projekta te ga je potrebno pravilno zatvoriti i arhivirati.
Započinje pregledom projekta koji uključuje njegov sažetak; pregledom kritičnih faktora uspjeha i ciljeva upravljanja projektom, dodatnih ciljeva projekta, dionika projekta, povezanosti projekta sa drugim relevantnim dokumentima (zakonima, strategijama i slično) te ograničenjima projekta. Nadalje, obrađuje se pristup projektu koji definira njegov životni ciklus, korištenje artefakata i ostalih standarda upravljanja projektom, specifična pravila ako su ista nužna te modele rješavanja eventualnih konflikata na projektu.
Kod definiranja projektnih procesa u obzir se uzima upravljanje rizicima na projektu. Radi se o procesu prepoznavanja, kvantificiranja i razvrstavanja rizika koji je izuzetno važan zbog kvalitetne provedbe i dostizanja ciljeva projekta. Procjena rizika sastoji se od analize i vrednovanja rizika. Analiza rizika predstavlja identifikaciju i eventualno grupiranje svakog pojedinog rizika koji može negativno utjecati na provedbu projekta.
Rizici se mogu grupirati u sljedeće kategorije: administrativni, pravni, ekološki, organizacijski i socijalni i bilo koji drugi relevantan za projekt. U svakoj grupi može se identificirati više rizika. Nakon identifikacije i grupiranja, određuje se vremenska dimenzija rizika, što znači da je potrebno procijeniti na koju fazu provedbe projekta rizik utječe; početak, provedbu ili se pojavljuje tek nakon završetka projekta. Isto tako, u ovom se dijelu dokumenta obrađuju ostala bitna pitanja poput upravljanja zahtjevima projekta, promjenama na projektu, kvalitetom, konfiguracijama, komunikacijama, prihvatljivosti isporučenih rezultata, tranzicijama, implementacijama poslovnih modela i upravljanja resursima projekta. Vrlo bitna stavka je i pristup mjerenju napretka projekta i projektnih aktivnosti, u sklopu kojih se izrađuju izvješća o statusu i napretku projekta i kontrolni popisi (Check-List-e).
U nastavku Priručnika projekta definiraju se uloge i odgovornosti dionika i sudionika na projektu, izradom konsolidirane matrice i detaljnim opisom istih. U ovom se dijelu navode odgovornosti Odbora za upravljanje projektom, vlasnika projekta, poslovnog menadžera, projektnog menadžera, asistenata na projektu, projektnog tima i ostalih uključenih strana.
Idući vrlo bitan artefakt je Radni plan projekta (Project Work Plan).
Pavle Knežević, mag. oec.
International Project Management Association
