Pavle Knežević

Pavle Knežević

PRAVILA I PRAKTIČNI SAVJETI KOD PISANJA POSLOVNOG PLANA

Napisati kvalitetan Poslovni plan nije nimalo laka zadaća, a dobre komunikacijske vještine onoga tko ga piše pretpostavka su njegove kvalitete. Koji su to detalji na koje moramo obratiti pozornost? Prije nego što započnemo sa pisanjem Poslovnog plana, potrebno je postaviti si nekoliko osnovnih pitanja. Prvo od njih je tko će čitati taj elaborat? Poslovni plan je prije svega potreban njegovom naručitelju koji ili pokreće ili unaprjeđuje vlastito poslovanje, a u većini se slučajeva nalazi pred određenom investicijskom odlukom. Međutim, taj Poslovni plan neće čitati samo on. Čitati će ga i analitičari banke kod koje će taj naručitelj zatražiti kredit, možda i neki drugi potencijalni investitori u njegov projekt, njegovi dobavljači, kupci, poslovni partneri i svi ostali koje zanima poslovanje (buduće) tvrtke naručitelja odnosno vanjski stručnjaci iz šireg djelokruga i raznih gospodarskih sfera. Prema tome, Poslovni plan mora biti napisan tako da bude razumljiv ljudima različitih struka. Korištenje stručne terminologije koja se kod Poslovnog plana bazira na ekonomiji, financijama i sektoru u kojem naručitelj razvija svoju poslovnu ideju (to može biti turizam, proizvodnja, usluge itd.) podrazumijeva se samo po sebi, ali samo na onim mjestima gdje je to zaista potrebno. Naime, gdje god je to moguće, Poslovni plan treba pisati tako da ga mogu razumjeti različite struke – ekonomisti, pravnici, inženjeri i akteri koji djeluju na predmetnom tržištu o kojem pišemo.
Drugo pitanje koje si moramo postaviti je što sa tim pisanim dokumentom želimo postići? Ukoliko ga pišemo sa ciljem zatvaranja financijske konstrukcije nekog projekta odnosno ishođenja kredita za naručitelja Poslovnog plana (koji može biti pravna ili fizička osoba sa planom osnivanja pravnog subjekta), cilj je dokazati bankama da će, ulažući svoja raspoloživa sredstva kojima će se osigurati realizacija tog investicijskog projekta, one ostvariti određeni prinos. Prema tome, tu se javlja potreba za izračunavanjem ekonomske opravdanosti ulaganja novčanih sredstava, sa stajališta financijske efikasnosti. Naravno da takav izračun podrazumijeva veliki broj tablica, formula, matematičkih izračuna i grafičkih prikaza, no u zaključku se moramo potruditi objasniti rezultate te analize svakodnevnim i svima razumljivim jezikom. Nadalje, moramo se zapitati što sve tekst jednog Poslovnog plana mora sadržavati? Ukratko, potrebno je napisati samo ono što je zaista bitno za konkretan projekt, dok sve suvišne podatke treba u startu eliminirati. Dakle, prije nego što nešto napišemo, trebamo se zapitati da li je to zaista bitan podatak. Svako od poglavlja unutar Poslovnog plana, od Uvoda do Zaključka, trebalo bi biti povezano u cjelinu koja će imati „glavu i rep“ te fabulu – uvod, zaplet, rasplet i zaključak a isto vrijedi i na razini dokumenta kao cjeline. Naravno, i ovdje je vrlo bitna logika a ono što pišemo mora biti smisleno. Pozitivan stav u pisanju projekta je svakako poželjan, ali to ne znači da smijemo nositi „ružičaste naočale“ nego baš suprotno – Poslovni plan mora biti realan i prizeman (konzervativan) a podaci koje koristimo provjereni, točni, usporedivi i dokazivi. Osim toga, bez obzira što je riječ o poslovnom dokumentu tekst mora biti zanimljiv čitatelju, a nikako suhoparan i dosadan. Potrebno je izbjegavati nepotrebna ponavljanja a temu o kojoj pišemo osim očima stručnjaka treba promatrati i očima čitatelja.

S obzirom na kroničan nedostatak vremena sa kojim se u današnje vrijeme bori većina poslovnih ljudi, kod pisanja Poslovnog plana (Investicijske studije ili bilo kojeg sličnog poslovnog elaborata) moramo imati na umu da pišemo samo o onome što je zaista bitno za projekt. S druge strane, jednakom mjerom moramo voditi računa i o tome da nešto od onoga što je zaista bitno ne izostavimo. Ako znamo tko bi sve mogao čitati taj elaborat (a to uvijek moramo znati), trebali bi unaprijed znati i koja su to pitanja koja tu stranu zanimaju te kroz Poslovni plan na njih odmah dati konkretne odgovore. Rečenice u tekstu Poslovnog plana morale bi biti koliko god je to moguće kratke i jasne. Naime, vrijednost poslovnih elaborata ali i drugih pisanih materijala u poslovnom svijetu ne mjeri se dužinom, već kvalitetom teksta i sadržaja. Čitatelji neće više cijeniti tekst na 100 stranica nego onaj napisan na 50, pogotovo kada shvate da je sve što bilo potrebno reći moglo stati na tih 50 stranica. Čak naprotiv, mogli bi nam i zamjeriti jer im je oduzeto dragocjeno vrijeme a to nije bilo potrebno (pogotovo analitičari u bankama). Jedno od idućih pravila pisanja dobrog Poslovnog plana je to da u tekstu nema potrebe navoditi očite činjenice. Drugim riječima, potrebno se pouzdati u čitateljev zdrav razum ali ono što je zaista bitno treba detaljno objasniti – ne smijemo dozvoliti da nešto ostane „visjeti u zraku“. Tekst ne treba zatrpavati suvišnim izrazima poput „kao što je već navedeno“, „opće je poznato“ i sličnim. Kraći dokumenti i kraće rečenice ostavljaju jači dojam. Nadalje, gdje god je to moguće preporuča se upotreba jednostavnih (ili što jednostavnijih) riječi. Korištenje jednostavnog jezika ne znači da je onaj tko piše dokument slabijeg obrazovanja ili da se ne zna izražavati. Naprotiv, u očima čitatelja biti će vjerodostojniji. Naime, što je bolji poznavatelj neke materije, to će je lakše znati objasniti svakodnevnim jezikom i bilo kome, bez obzira na njegovo obrazovanje, struku, starosnu dob itd.. Na početku teksta Poslovnog plana daje se sažetak, no on se obično piše na kraju jer sadrži informacije iz svih dijelova elaborata. Naslovi i podnaslovi moraju biti kratki ali sadržajni. Tekstovi se mogu (i moraju) na nekim mjestima nadopuniti ili zamijeniti slikama, grafičkim prikazima i/ili tablicama, što su također elementi kvalitetne verbalne komunikacije i u nekim slučajevima dočaravaju ono što smo željeli reći puno bolje i/ili uvjerljivije nego samo tekst. Nadalje, prilikom pisanja Poslovnog plana treba izbjegavati dvoznačnost a potvrdni oblik rečenice uvijek mora imati prednost ispred niječnog oblika. Radnje koje želimo objasniti potrebno je poredati kronološki, a važne informacije uvijek je potrebno naglasiti tako da su u rečenici ili na početku ili na kraju (ne „sakrivene“ u sredini). Glagoli su inače izravniji i konkretniji, pa je gdje god je to moguće preporučljivo pretvoriti imenice u glagole (npr. umjesto „postići dogovor“ napisati ćemo „dogovoriti se“). Upotreba aktiva ispred pasiva još je jedan savjet za jasno pisanje teksta u Poslovnom planu. Nadalje, potrebno je izbjegavati apstraktan jezik koji čitatelju može biti zbunjujući i odbojan. Ako postoji mogućnost izbora između više riječi istog značenja, uvijek se dobro odlučiti za onu koja je konkretnija. Poruka tako biti postaje izravnija, a samim time i snažnija. Žargonizmi su riječi kojima se u međusobnoj komunikaciji služi zatvoren krug ljudi ili skupina stručnjaka te koje su prihvatljive u dokumentima koje će čitati samo oni. No čitatelji koji nisu dio toga kruga morati će se više potruditi kako bi razumjeli takve riječi, što im može zasmetati. Zbog toga je kod pisanja Poslovnog plana uvijek bolji savjet očistiti tekst od žargonizama. Moramo biti vrlo pažljivi i sa korištenjem kratica, jer pojedine kratice mogu imati višestruka značenja. Takve je riječi uvijek dobro dodatno pojasniti, barem kada se u tekstu spominju prvi put. Jedna od opcija je i izrada glosarija, mjesta u Poslovnom planu na kojemu će biti objašnjeni žargonizmi, kratice i sve druge riječi koje bi širem krugu čitatelja mogle biti nejasne. Zaključno, kada napišemo Poslovni plan potrebno ga je pažljivo pročitati od početka do kraja i urediti – gramatički, pravopisno, jezično, stilski te u duhu teme i ciljeva koji taj tekst mora ispuniti. Naravno, preporučuje se i da ga prije isporuke pročita netko drugi tko ga nije pisao a razumije problematiku, primjerice kolega ili kolegica iz tvrtke/struke. Ako vam je potreban kvalitetan Poslovni plan, pošaljite nam svoj upit. Vaš uspjeh je i naš uspjeh!

Pavle Knežević, struč. spec. oec.
International Project Management Association

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Prijavite se na besplatni newsletter!

obavijesti o natječajima i programima za poduzetnike