Radni plan projekta (Project Work Plan) se tijekom upravljanja istim redovito ažurira, nadograđuje i prilagođava sukladno stvarnim događajima, dok se svaka od tih promjena sprema u obliku nove verzije dokumenta (V1.1., V1.2. itd.). Dokument se otvara predstavljanjem projekta, u sklopu kojeg se daje njegov kratak sažetak. Nakon toga se razrađuju radne aktivnosti na projektu koje započinju otvaranjem a završavaju zatvaranjem projekta (između je cijeli niz aktivnosti ovisno o kompleksnosti i vrsti projekta).
Radne aktivnosti se u Planu navode kronološki, prema očekivanom redoslijedu događaja. Izrađuje se predložak u tabličnom i opisnom obliku. Tablični je prikaz sažetak radnih aktivnosti, dok se unutar opisnog dijela svaka od tih planiranih projektnih i radnih aktivnosti detaljnije razrađuje i opisuje. Temeljem ovih razrada izrađuje se WBS (Work Breakdown Structure). To je grafički prikaz radnih aktivnosti, koje se najčešće prema (kratkom) nazivu smještaju u kućice i povezuju strelicama. Smjer strelice označava prelazak iz jedne aktivnosti u drugu, a između njih u pravilu ne smije biti prekida (sve su kućice povezane). Nakon toga prelazi se na obrazloženje i konačnu procjenu napora i troškova svih radnih aktivnosti na projektu. Ovdje je nužno napraviti troškovnik projekta, pri čemu je moguće odabrati jedan ili više različitih pristupa procjeni tih troškova – na temelju stvarnih ponuda/predračuna, stručnih savjeta, povijesnih informacija, sličnosti sa drugim zadacima i projektima itd.. Pri tome je u ukupne troškove potrebno uračunati i neke nepredviđene, a koji bi mogli nastati na temelju nesigurnosti ili rizika projekta.
Za postizanje određenih zadataka ili rezultata projekta kroz njegovu provedbu potrebni su različiti resursi – ljudi, software, hardware, oprema i uređaji, zgrade i objekti, zalihe, materijali itd.. Kako bismo izračunali ukupni trošak odnosno vrijednost projekta, moramo biti upoznati sa troškom po jedinici mjere svakog od tih resursa. Resursi mogu biti unutarnji i/ili vanjski te ljudski i/ili „neljudski“ (imovina), što također treba uzeti u obzir prilikom procjene troškova na projektu. U sklopu plana korištenja ljudskih resursa navodi se trajanje razdoblja u kojem će biti potrebne njihove usluge (od-do), njihove potrebne kvalifikacije (struka, stupanj edukacije, potrebne licence i slično), broj ljudi i ostale bitne informacije. I za ostale potrebne resurse navode se konkretne stavke, karakteristike i količine, razdoblja korištenja i drugo. Prema tome se (broj ljudi, broj mjeseci tijekom kojih će isti raditi na projektu, potrebna dugotrajna imovina (zgrade, oprema i uređaji i dr.)), određuju i troškovi projekta. Planira se i dostupnost resursa tokom provedbe projekta, pri čemu je kod ljudskih resursa potrebno u obzir uzeti godišnje odmore, blagdane i neradne dane te potencijalna bolovanja i ostale moguće situacije kao rizik projekta dok se kod ostalih resursa također planira njihova dostupnost (dobavljači, izvođači, najmodavci i slično).
Na samom kraju dokumenta/predloška pristupa se izradi gantograma (Gantt-ov dijagram) u kojem se dokumentiraju ovisnosti između zadataka, dodjele resursa za svaki zadatak, datumi početka i završetka svakog od zadataka te ukupni raspored i trajanje projekta. Osim Gantt-ovog dijagrama mogu se koristiti i različite druge metode poput grafikona, mrežnih dijagrama i povezanih traka, koje se vrlo često međusobno nadopunjuju.
Učinkovitost svake od metoda planiranja (i/ili njihove kombinacije) ovisi o vrsti, veličini, složenosti i dinamici projekta te zahtjevima dokumentacije i kontrole za svaki projekt. Za potrebe planiranja radnih aktivnosti i troškova projekta mogu se koristiti i drugi alati, predlošci ili prikazi koji odgovaraju potrebama projekta i projektnim/organizacijskim zahtjevima, koji se onda mogu implementirati u Radni plan projekta (Project Work Plan) – primjerice Excel tablice i slično.
Pavle Knežević, mag. oec.
International Project Management Association
